让胡路区档案管理制度

为使各类文件材料得到完整收集、规范归档、安全保护和充分利用，根据《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理条例》，结合全区档案工作实际，制定本制度。

一、收集整理工作

1、必须集中统一管理本单位各种载体的各类档案，维护档案的完整与安全。

2、归档范围为文书档案、财会档案、专业档案、声像档案、电子档案、荣誉档案等各类档案。

3、各单位的档案工作人员应主动向承办人收集办理完毕的各类文件材料。

4、各类档案必须在第二年三月底前完成收集归档工作，五月底前完成整理立卷、编目、统计工作。

5、各类档案要实行微机管理，统一编目，做到标准化、制度化、规范化。

6、各类档案要最大限度地保持文件材料之间的有机联系，以本单位形成的文件材料为主，不能有文必档，也不能重复立档。做到科学系统地整理档案，组卷合理，排列系统，编目规范，便于查找利用。

二、档案安全保护工作

1、严格遵守《保密守则》，按照程序保管档案资料。

2、认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防磁、防有害气体的“九防”措施，严格控制库内的温度、湿度。

3、档案实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。

4、电子档案要做好备份等其他安全保护工作。

5、对字迹模糊、霉变等已破损档案及时进行抢救，确保破损档案内容准确无误。

三、档案查、借阅工作

1、对前来查借阅档案的人员由档案工作人员负责接待。

2、对查借阅已公开现行文件的人员，要查验其身份证；查借阅文书档案必须经过查借阅者单位主要领导签字；查借阅财会档案必须经过财会部门主管领导签字；其他各类专业档案的查借阅必须经过相关部门主管领导签字方可进行。

3、在查阅档案时，档案工作人员要跟踪查阅，以杜绝翻阅与其查档无关的其他内容。

4、摘抄证明材料需复印的，应经接待人员审核无误，加盖档案专用章方能生效。

5、严格履行查借阅手续，做好查借阅登记工作。

6、借阅档案期限为七天，具体工人员要及时将档案收回。如需延长借阅时间的，可办理续借手续。

7、管理人员应熟悉库藏档案，进行档案二次加工，提供编研利用。

四、电子档案工作

1、电子档案是本单位在各项活动中直接形成的，以光盘、软盘和计算机为载体的具有保存价值的历史纪录。

2、电子档案应规范编号并注明内容、人物、形成日期等，同时须填写目录。

3、电子档案必须要每年机读查看一次，如发现问题，及时补救。

4、封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

五、责任追究

档案管理人员或查借阅人员有违反上述规定，涂改、伪造、损毁、丢失、泄露或非法提供、抄录、公布、出卖、转让档案的，由区纪检监察机关依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和《黑龙江省档案管理条例》相关规定，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

六、其他规定

1、本制度由让胡路区档案局负责解释。

2、本制度自发布之日起施行。